Chỉ với vài thao tác thiết lập, bạn sẽ có thể di chuyển toàn bộ email vào cùng một thư mục để tiện cho việc đọc và trả lời.
ảnh minh họa
Outlook cho phép bạn tạo các điều kiện (Rule) cho những email bạn gửi và nhận. Rule là tính năng tự động hoá rất tuyệt vời của Outlook. Nó giúp bạn kiểm soát và sắp xếp email của mình một cách hợp lý.
Bên cạnh đó, Outlook còn có một tính năng hữu ích nhưng rất ít được nhắc đến: Quick Steps. Tính năng này sẽ khiến Outlook tự động thực hiện các hành vi như di chuyển email hoặc sao chép chúng. Sử dụng Quick Steps, bạn có thể di chuyển toàn bộ email mới vào một thư mục nhất định nào đó chỉ sau một cú nhấp chuột.
Thủ thuật ngày hôm nay sẽ giúp bạn tạo một Quick Step dùng di chuyển email ra khỏi Hộp thư (Inbox) và đưa chúng vào một thư mục chuyên dụng riêng có tên Today. Cách tạo Quick Step này hết sức đơn giản và bạn có thể chạy nó nhiều lần trong ngày.
Dưới đây là chi tiết các bước thực hiện được AddictiveTips cung cấp.
Mặc định, Outlook sẽ chia email trên Hộp thư (Inbox) ra thành từng nhóm (Section) được sắp xếp theo ngày, chẳng hạn như Today (Hôm nay), Yesterday (Hôm qua), và Last week (Tuần rồi)…. Với cách sắp xếp này, bạn rất dễ nhầm lẫn giữa email bạn nhận ngày hôm nay và ngày hôm qua. Lý do là vì các nhóm Today và Yesterday đều cùng nằm trên Inbox. Chúng ta sẽ tận dụng những nhóm này để di chuyển toàn bộ email mới vào một thư mục được đặt tên là Today thông qua công cụ Quick Steps.
Để bắt đầu, bạn mở Outlook. Tại thẻ Home, bạn nhấn nút Create New từ hộp công cụ Quick Steps.
Một cửa sổ sẽ mở ra cho phép bạn cấu hình Quick Step mới. Bạn hãy đặt tên cho Quick Step. Trường hợp bạn không đặt tên cho nó, Outlook sẽ lấy tên từ hành vi bạn thiết lập để đặt cho Quick Step.
Mở trình đơn xổ xuống Actions và chọn Move to folder từ danh sách các tuỳ chọn. Outlook sẽ yêu cầu bạn chọn thư mục có sẵn hoặc tạo mới một thư mục. Bạn hãy tạo mới một thư mục bằng cách chọn Other Folder và đặt tên nó là Today.
Ở dưới mục Optional cũng nằm trên cửa sổ này, bạn có thể gán phím tắt để chạy nhanh Quick Step. Nhấn nút Finish và bạn đã hoàn tất việc tạo Quick Step mới.
Quay lại Outlook và thu gọn nhóm Today. Đánh dấu chọn để nó có màu xanh như hình dưới. Khi bạn chọn toàn bộ nhóm Today trong trạng thái thu gọn, tất cả các email nằm bên trong nó cũng sẽ được chọn.
Bây giờ bạn chạy Quick Step vừa tạo bằng cách nhấn vào tên của nó trên hộp công cụ Quick Steps hoặc nhấn phím tắt bạn đã gán cho nó. Tất cả những email bạn nhận được trong ngày hôm nay sẽ được di chuyển vào thư mục Today bạn đã tạo. Giờ đây, bạn sẽ không còn bị nhầm lẫn giữa các email mới và cũ vì tất cả email mới đều đã nằm trong thư mục Today.
Bạn có thể tạo một Quick Step khác để xoá tất cả email khỏi thư mục Today. Việc này sẽ đảm bảo rằng thư mục Today luôn luôn trống và sẵn sàng cho nhóm email mới vào cuối ngày làm việc của bạn.
Bạn có thể tạo thêm một Quick Step dùng để di chuyển tất cả email bạn nhận được vào ngày hôm nay sang thư mục mới. Bạn có thể chạy Quick Step nhiều lần trong ngày và sắp xếp chúng ngay khi chúng vừa đến hộp thư của bạn.
Thủ thuật này sẽ trở nên vô tác dụng nếu bạn không dọn dẹp thư mục Today vào cuối mỗi ngày làm việc. Kết quả là bạn chỉ nhận được một thư mục chứa đầy email.
